•  ИНФОРМАЦИОННАЯ  БЕЗОПАСНОСТЬ  ГОСУДАРСТВЕННОГО  СЕКТОРА  ЭКОНОМИКИ,  БИЗНЕСА,  ЧАСТНОЙ  ЖИЗНИ  ГРАЖДАН  РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ
Как управлять вашими юридическими деловыми документами

Как управлять вашими юридическими деловыми документами

Как владелец малого бизнеса, вы создаете значительный объем бумажной работы. Многие из этих документов необходимы для легальной деятельности вашего малого бизнеса. И между всеми записями ваших сотрудников и каждым из ваших клиентских контрактов на самом деле легче сказать, чем сделать, чтобы оставаться в курсе этих документов.

"ДАТАСИСТЕМ" ВАШ НАДЕЖНЫЙ ПОСТАВЩИК. С 2001 ГОДА НА РЫНКЕ ИТ. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, СЕРВЕРЫ И ПК, СЕТЕВАЯ ИНФРАСТРУКТУРА, СЕРВИС И ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА.. 
logo.jpg РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ПРОДУКТЫ:
Adobe Creative Cloud для бизнеса 
набор приложений, сервисы и цифровой документооборот для рабочих групп. Приложения для создания графики, дизайна веб-страниц, обработки фотографий и видеороликов, включая Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign, Spark и Acrobat Pro. Работа на ПК и мобильных устройствах. Подробнее>>
Adobe Document Cloud (Adobe Acrobat Pro DC)
решение для работы с файлами PDF Acrobat Pro DC, решение для работы с электронными подписями Adobe Sign, а также инструменты и сервисы для индивидуальных пользователей и предприятий обеспечат бесперебойную и безопасную работу. Подробнее>>
Adobe Illustrator 
универсальная среда работы с векторной графикой обладает новыми возможностями прозрачности в градиентах и использования нескольких монтажных областей, которые позволяют открыть более эффективные способы работы. Подробнее>>
Adobe Photoshop Lightroom
программное обеспечение, которое станет незаменимым помощником в процессе работы с цифровыми изображениями. Обеспечивает ускорение процессов импорта фотографий, их обработки и демонстрации. Подробнее>>

Купить Adobe Creative Cloud для рабочих групп

Однако невыполнение этого может иметь серьезные последствия для вашего бизнеса. Эти результаты могут варьироваться от неудобных — таких как необходимость прекратить работу, чтобы найти документ, что приводит к снижению производительности, — до совершенно разрушительных — таких как проблемы с Налоговой службой (IRS) из-за неправильного ведения ваших налоговых записей.

Для дальнейшего успеха вашего бизнеса крайне важно научиться правильно получать, организовывать, хранить и обмениваться всей этой юридической документацией.

Приобретение (и поддержание) надлежащих лицензий и разрешений

Первым делом в списке дел убедитесь, что ваша бизнес-лицензия и любые другие необходимые вам разрешения на работу в порядке. Вы подвергнете свой бизнес риску, если будете выполнять какую-либо работу без получения полной лицензии.
Фактические необходимые вам документы будут зависеть от нескольких факторов, в том числе:

-Структура бизнеса: Некоторые виды бизнеса регулируются более жестко, чем другие. Например, большинству корпораций для начала деятельности требуется тщательная документация, в то время как индивидуальные предприниматели обычно не нуждаются в какой-либо официальной регистрации для ведения бизнеса.

-Местоположение: В каждом штате США существуют свои собственные правила, регулирующие лицензирование бизнеса, некоторые из которых гораздо более формальны и тщательны, чем другие. Даже города, округа и другие местные юрисдикции могут иметь уникальные требования к лицензированию.

-Отрасль: Тип продуктов или услуг, предоставляемых вашим бизнесом, также может определять, какая лицензия или разрешение вам нужны. Некоторые штаты и муниципалитеты дополнительно разбивают требования к лицензированию по отраслям. Если, например, вы работаете строительным подрядчиком, вам может потребоваться лицензия подрядчика в дополнение к бизнес-лицензии. Если у вас есть бар или ресторан, вам, скорее всего, понадобятся лицензии на услуги общественного питания и спиртные напитки, а также сертификаты безопасности пищевых продуктов для каждого из ваших сотрудников.

После получения лицензий и разрешений не забывайте сохранять их активными и актуальными. Многие лицензии истекают каждые несколько лет, если не ежегодно. Если ваша лицензия истекла, вы можете быть подвергнуты штрафам и штрафам со стороны соответствующего лицензирующего органа. Обязательно обратитесь в соответствующий орган по лицензированию в вашей юрисдикции, чтобы узнать больше о конкретных документах, которые вам нужны, а также о шагах, которые вам необходимо предпринять для их обслуживания.

Как только у вас появятся лицензии и разрешения, рассмотрите возможность их открытого показа в вашем учреждении. Это обязательно в большинстве муниципалитетов, но в любом случае это хорошая возможность продемонстрировать свою легитимность клиентам и клиентам. Независимо от того, отображаете ли вы или храните свои лицензии и разрешения, просто убедитесь, что вы можете быстро найти их, если в этом возникнет необходимость.

Подписание и обеспечение контрактов

От трудоустройства до работы с клиентами контракты являются основополагающей частью практически всех сфер бизнеса. Таким образом, жизненно важно заключать контракты, которые приносят пользу вашей организации и не оставляют вас уязвимыми для потенциальных проблем. Чтобы ваши контракты должным образом защищали ваши интересы, лучше всего проконсультироваться с юристом, прежде чем рассматривать какой-либо документ как “окончательный”.

Если контракты являются постоянной частью вашего бизнеса, рассмотрите возможность использования цифровых контрактов. Вместо обычных восьми дней вы часто можете получить нужные вам подписи всего за три часа, что позволяет быстрее выполнять свою работу и избегать лишних трат времени. Это также облегчает организацию, так как вы можете расставлять приоритеты в проектах, над которыми вы активно работаете, и не терять из виду контракты, которые ожидают подписания.

Как только контракты будут подписаны, позаботьтесь о том, чтобы хранить их как можно безопаснее. Если вы используете физические контракты, убедитесь, что они надлежащим образом помечены и организованы, прежде чем закреплять их. Если вы используете цифровые контракты, следуйте рекомендациям по кибербезопасности, независимо от того, хранятся ли ваши документы локально или в облаке. Вы также можете хранить как цифровые, так и физические контракты, поэтому у вас всегда есть резервная копия, но для этого потребуются дополнительные меры безопасности.

Что делает контракт юридически обязательным?

Не все контракты являются юридически обязательными. Для приведения в исполнение контракты должны иметь:

-Предложение, сделанное одной стороной, которое другая сторона принимает.

-Четко выраженная выгода, которую каждая сторона получает от контракта.

-Взаимопонимание о том, что обе стороны обязаны выполнять обязательства, изложенные в контракте.

Кроме того, все стороны должны иметь юридическую возможность подписать контракт. Без всех этих элементов контракт может не подлежать исполнению. Если у вас есть ни к чему не обязывающий контракт, вы не можете подать на другую сторону в суд, если она не выполнит свою часть сделки.

Имейте в виду, что устные контракты могут быть юридически обязательными. Однако доказать их существование невероятно сложно, не говоря уже о том, чтобы обеспечить их соблюдение. По этой причине для вашего бизнеса лучше использовать письменные контракты. Кроме того, большинство письменных контрактов требуют подписи — либо мокрой подписи, либо электронной подписи — чтобы быть действительными. Таким образом, вы не можете непреднамеренно согласиться на что-то во время простого разговора и поставить под угрозу свой бизнес.

Учет финансовых и налоговых документов

Чем дольше работает ваш бизнес, тем больше финансовых отчетов вы создадите. Если вы не будете в курсе дела с самого начала, организация этих документов может оказаться сложной задачей.

Однако, чтобы продолжать вести свой бизнес без проблем, вам необходимо поддерживать налоговые документы и финансовые отчеты вашего бизнеса в порядке. Налоговое управление США рекомендует вам вести деловые записи, связанные со следующими пунктами:

-Квитанции о продажах, счета-фактуры и любые другие записи, подтверждающие доход, получаемый вашим бизнесом

-Подтверждение покупок, совершенных вашим бизнесом

-Другие расходы, понесенные вашим бизнесом в ходе деятельности

-Вычеты и списания по определенным видам расходов, особенно связанных с поездками и развлечениями

-Активы и другое имущество, используемое для ведения бизнеса

-Налоги на занятость и другие записи о сотрудниках

Налоговое управление США рекомендует владельцам бизнеса вести учет не менее трех лет. Однако бывают ситуации, в которых вам может потребоваться хранить документы значительно дольше. Есть даже некоторые записи, такие как финансовые отчеты и счета о продаже, которые вы должны хранить постоянно.

Конечно, не помешает быть доскональным. Храните любые другие соответствующие финансовые документы, которые могут вам понадобиться в будущем. Хотя вы не можете вернуть уничтоженный документ, вы всегда можете избавиться от сохраненного документа.

Как и контракты, вы можете организовать и хранить свои налоговые документы как физически, так и в цифровом виде. Используйте любой формат или систему, подходящую для вашего бизнеса, чтобы вы могли сохранять и отслеживать необходимые документы.

Хранение и совместное использование конфиденциальных юридических документов

Управление документами не заканчивается созданием, сбором и организацией ваших записей. Как только эти вопросы будут решены, вам также необходимо защитить их, чтобы доступ имели только уполномоченные лица. Кроме того, вероятно, наступит время, когда вам нужно будет поделиться некоторыми из этих документов с другими, и не менее важно обеспечить их полную безопасность до, во время и после их поездки.

Независимо от того, нужно ли вам хранить конфиденциальные документы для собственного использования или делиться ими с другими, вот несколько способов их защиты:

-Заприте его: Если вы храните какие-либо печатные копии этих документов, положите их в безопасное место. Не предоставляйте универсальный доступ своим сотрудникам или клиентам. Храните их в запертом ящике, картотеке или комнате и доставайте только тогда, когда вам это нужно.

-Защита с помощью паролей: Вы также можете хранить цифровые документы под "замком и ключом" с помощью паролей. Таким образом, только лица, имеющие пароль, могут получить доступ к документам. Обязательно разработайте надежные, уникальные пароли для каждого из ваших документов и регулярно меняйте их, чтобы обеспечить их полную защиту.

-Шифруйте все: Всякий раз, когда вам нужно что-то отправить, шифруйте свои цифровые документы. Шифрование принимает текст и “скремблирует” его, поэтому текст не читаем для неавторизованных пользователей. Если вы отправите конфиденциальный документ и кто-то перехватит его, он не сможет прочитать документ. Только люди с “ключом”, похожим на пароль, могут расшифровать и прочитать документ.

-Будьте осторожны с электронной почтой: Лучше избегать отправки любой конфиденциальной информации по электронной почте. Это не так безопасно, как другие инструменты, которые сейчас доступны. Попробуйте вместо этого использовать средство передачи файлов или облачную систему хранения. Или, что еще лучше, используйте решение для электронной подписи, которое включает безопасную доставку.

-При необходимости придерживайтесь старой школы: Если есть что-то, что вы не можете отправить онлайн с помощью одного из вышеперечисленных вариантов, вы можете рассмотреть возможность использования факса или почтовой службы, хотя в последнем случае перехват и повреждение являются дополнительными проблемами. Независимо от этого, убедитесь, что у вас есть точные сведения о доставке, и придерживайтесь квитанций, которые предлагает каждый вариант.

Лицензии, контракты, финансовые отчеты и многие другие документы слишком важны, чтобы их потерять или потерять из виду. Какой бы метод вы ни использовали, сделайте безопасность документов и организацию своими главными приоритетами. Это уменьшит вероятность сбоя с оформлением документов и обеспечит успешную работу вашего бизнеса.

Материал подготовлен  Adobe 

Купить Adobe Acrobat Pro DC / Adobe Document Cloud

logo.jpg ССЫЛКА ПО ТЕМЕ: Каталог программного обеспечения Adobe для бизнеса
Переход в он-лайн магазин Датасиcтем - официального Поставщика Adobe в Российской Федерации. Перейти на сайт Поставщика>>

"ДАТАСИСТЕМ" ВАШ НАДЕЖНЫЙ ПОСТАВЩИК. С 2001 ГОДА НА РЫНКЕ ИТ. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, СЕРВЕРЫ И ПК, СЕТЕВАЯ ИНФРАСТРУКТУРА, СЕРВИС И ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА.




Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Ваши контактные данные не публикуются на сайте.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Популярное

Мы используем куки (cookies) с целью повышения удобства вашей работы с сайтом.

Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.