Команда Adobe. Краткое руководство по оцифровке отказов от ответственности в образовании.

Создание беспрепятственного и безопасного процесса подписания форм отказа и освобождения от ответственности.

Некоторые школьные мероприятия сопряжены с риском получения телесных повреждений или материального ущерба. Многие школы используют освобождение от ответственности, чтобы убедиться, что участники осведомлены об этих рисках и принимают их на себя в таких сценариях, как спортивные мероприятия, экскурсии, социальные мероприятия за пределами кампуса или путешествия.
Оцифровка отказов от ответственности и включение электронной подписи - отличный способ управлять этими формами. Переход на безбумажный режим ускоряет и упрощает их распространение, сокращает усилия, необходимые для отслеживания статуса каждого участника, а также увеличивает участие и соблюдение требований.

Зачем вам оцифровывать отказы от ответственности?
Отправка бумажных документов об отказе от ответственности вместе со студентами приводит к тому, что бланки теряются и остаются неполными. Безопасная доставка отказов непосредственно учащимся и родителям по электронной почте или через онлайн-портал улучшает поток информации и улучшает показатели завершения. Цифровые формы также сокращают время, затрачиваемое на распространение, отслеживание, напоминание, копирование и хранение этих важных документов.

Улучшение завершения и участия
Отказ от цифровой ответственности может повысить показатели завершения и участия несколькими способами:
Свяжитесь со всеми: получайте уведомления о квитанциях, чтобы формы доходили до всех, а не лежали на дне школьной сумки.
Расширенная информация: добавьте в форму дополнительные инструкции, например текст справки по полям, более подробные объяснения и интерактивные ссылки для справочных или дополнительных материалов.
Автоматические напоминания: помогите людям не забыть заполнить и подписать форму с указанием сроков заполнения и автоматических напоминаний.

Сократите затраченное время
Инструменты электронного документооборота также ускоряют и упрощают управление всем процессом:
Упрощенное отслеживание: отслеживайте каждую форму в режиме реального времени, включая подробную информацию о квитанциях, просмотрах и заполнениях для каждого документа. Если есть изменения в опеке или другие проблемы, легко измените предполагаемого подписывающего лица или добавьте заместителей.
Меньше ошибок: автозаполнение имен, дат и адресов электронной почты, выбор раскрывающегося меню и идентификация обязательных полей сводят к минимуму ошибки и пропуски.
Меньше беспокойства: защитите личную и конфиденциальную информацию с помощью средств управления безопасностью и конфиденциальностью. Авторизованные пользователи могут легко хранить, искать и получать отказы с любого устройства и места, уменьшая потребность в стопках фотокопий для каждого учителя и занятия.

Пошаговое руководство по безбумажным электронным отказам
Создание и использование электронного отказа от ответственности состоит из двух основных компонентов: создание формы и отправка ее на подпись. У вашего школьного совета, государственного департамента образования или страховой компании, вероятно, есть шаблон, который вы можете использовать. Законы, регулирующие освобождение от ответственности, различаются в зависимости от местоположения и варианта использования. Вы должны убедиться, что форма, которую вы используете, соответствует вашему конкретному варианту использования и была рассмотрена юристом.

Создайте форму
Укажите необходимую информацию.
В большинстве случаев для отказа от требований требуется четкая информация о деятельности и связанных с ней рисках на ясном языке, понятном участникам. Вам также может потребоваться включить такие поля, как дата и место занятия, идентификационная информация для учащегося и место для подписи и даты.

Создание цифровой формы
У вас есть несколько вариантов:
- Чтобы создать контент, вы можете начать с нуля, используя такой инструмент, как Google Docs или Microsoft Word, или сканировать существующие формы и преобразовывать их в PDF-файлы.
- Когда у вас есть контент, вы можете ввести заполняемые поля с помощью таких инструментов, как Adobe Acrobat или Adobe Sign.

Установка правил проверки полей
. Диапазон параметров поля помогает уменьшить количество ошибок при заполнении формы. Ввод текста, флажки, переключатели, выпадающие списки, инициалы и подписи - это лишь некоторые из типов полей, которые упрощают заполнение формы. Вы также можете включить значения по умолчанию, правила проверки и подсказки для читателя, которые содержат дополнительные указания.
Определение обязательных полей
Чтобы помочь правильно заполнить формы с первого раза, вы можете определить, какие поля должны быть заполнены, а какие - необязательны. Если не заполнены обязательные поля, участники не могут подписать или отправить форму.
Сохранить и опубликовать
Наконец, когда отказ от прав будет завершен, вы можете попросить других сотрудников организации просмотреть и оставить комментарий в Интернете. Когда он будет готов, отправьте его для распространения - и подумайте о внедрении электронных подписей, которые могут сэкономить до 1,5 часов на подпись.

Отправить на подпись
Выбор инструмента цифровой подписи
Вам необходимо выбрать инструмент подписи, например Adobe Sign , чтобы включить электронную подпись в ваших отказах. Ищите инструмент, который предоставляет дополнительные возможности, например цифровые рабочие процессы, которые помогают ускорить и автоматизировать процесс.
Распространение отказа
. Широкий спектр приложений интегрирован с решениями для электронной подписи, такими как Microsoft 365, что позволяет отправлять документы на подпись непосредственно из приложений, которые вы уже используете. Поддержка различных форматов файлов и методов означает, что вы можете легко запрашивать подписи по электронной почте, размещать формы на своем веб-сайте или использовать Adobe Document Cloud .
Управление датами и статусом
Используя рабочие процессы цифровой подписи в Adobe Sign, вы можете получать автоматические уведомления при просмотре и подписании отказов, а также отслеживать статус отказов на панели управления. Вы также можете добавить даты завершения и настроить автоматические напоминания, чтобы вам не приходилось преследовать людей, которые не подписали.
Сохраняйте заполненные формы и ссылайтесь на них или собирайте их в базе данных.
Наконец, когда формы подписываются и возвращаются в виде заполненных PDF-файлов, вы можете сохранить их в предпочитаемой вами системе управления документами или собрать ответы в электронной таблице или базе данных для удобного просмотра и поиска ключевой информации.

Несколько заключительных мыслей
Когда вы создаете или пересматриваете отказ от ответственности в Интернете, следует учитывать еще несколько моментов.
Сделайте их удобочитаемыми
Важной характеристикой форм, которые имеют высокий процент возврата, является ясный, простой язык, который легко читать и привлекает внимание читателя. Сведите к минимуму использование сокращений и жаргона и определите, что вы используете.
Следите за своим языком.
Пишите на удобном для получателя языке или предоставляйте перевод.
Доступность поддержки Доступность означает поддержку широкого спектра устройств и вариантов подписи, а также людей с разными способностями. Методы электронной подписи обычно включают набор подписи, рисование на сенсорном экране, вставку сохраненного изображения подписи и / или использование цифрового сертификата. К другим инструментам специальных возможностей относятся экранные лупы, функции преобразования текста в речь, а также более простые дисплеи и форматы.
Защита конфиденциальности
Информация, содержащаяся в заполненных отказах, может быть частной и конфиденциальной, поэтому вы захотите защитить ее содержимое. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы убедиться, что формы не могут быть изменены подписавшим, а все содержимое заблокировано после их подписания. Пароли документов являются хорошей первой линией защиты, и другие методы могут быть добавлены поверх, если это необходимо для соблюдения правил конфиденциальности. При необходимости доступны дополнительные методы проверки личности, включая номера телефонов, услуги аутентификатора и удостоверение личности государственного образца.
Посетите Adobe, чтобы узнать больше о том, как их решения, ориентированные на образование, могут помочь вам в оцифровке отказов от ответственности, а также о других формах, таких как политика допустимого использования и формы согласия .

Материал подготовлен  Adobe