Рекомендации от Bricsys: Показатели безопасности при удаленной работе

Защита интеллектуальной собственности особенно важна для тех, кто занимается исследованиями и разработками, для дизайнеров, инженеров и других людей аналогичных профессий. Обычно они работают с важными данными, которым необходима хорошая защита для предотвращения плагиата или утечки конфиденциальной информации.

Неважно, профессионал вы или любитель, вы должны защитить свои файлы. Сохранение контроля над вашей интеллектуальной собственностью жизненно важно; если кто-то получит доступ к вашей сети, он может изменить ваши файлы до их публикации, и ваша работа будет потеряна.

Хакеры пользуются возможностью выявить естественные уязвимости большинства людей, работающих из домашнего офиса без технической поддержки. Это означает отказ от защиты VPN и спам-фильтров, чтобы остановить вредоносное шпионское ПО или иным образом злонамеренно повлиять на вашу работу.

Облачные САПР позволили провести глобальный эксперимент по удаленной работе, но, в свою очередь, открывают лазейки для хакеров.

Учитывая множество потенциальных способов кражи ваших данных, рассмотрим пять показателей безопасности, которые следует учитывать при удаленной работе.

1. Безопасный брандмауэр

При работе из дома (или в любом другом месте) вам нужна мера безопасности, которая отслеживает входящий и исходящий трафик. Именно здесь на помощь приходит брандмауэр. Он использует определенные администратором правила для оценки надежности запроса на подключение.

Современные межсетевые экраны могут интерпретировать попытки подключения, предпринимаемые различными приложениями, для определения их целей. При работе с конфиденциальными или ценными файлами первое, что нужно укрепить, — это ваш брандмауэр.

2. Эффективная документация

Сбор и систематизация информации – особенно чертежей, документов, операционных процессов, журналов технического обслуживания и т. д. – становится более трудным, когда менеджеры предприятия не имеют того же уровня поддержки, что и обычно. Это означает, что вся документация должна запрашиваться у руководителей предприятий на каждом этапе работы, обычно с использованием программного обеспечения контакт-центра.

Информация должна быть предоставлена как в исходном формате (обычно dwg), так и в окончательной форме (к примеру, pdf). После получения файла убедитесь, что он открывается правильно и содержит все требуемые данные.

Если менеджер проекта не использует САПР, то подготовку и проверку документации нужно поручить кому-то другому. Если вы передаете эту задачу на аутсорсинг, некоторые подрядчики могут оставить исходные материалы у себя. Передав лишь финальный вариант. Однако, если вы владеете объектом и платите за разработку документации, вы должны настоять на том, чтобы вам была передана вся информация, включая исходные чертежи и модели.

3. Защита данных вручную

Независимо от того, какое программное обеспечение вы используете, всегда лучше проверять, защищено ли все, что вы отправляете, паролем. BricsCAD позволяет пользователям устанавливать пароли, блокируя несанкционированный доступ.

Вы также можете поместить файлы в сжатый zip-файл и защитить их паролем, чтобы добавить еще один уровень безопасности.

Однако, если вы делитесь файлами с коллегами, нет гарантии, что они будут следовать одним и тем же протоколам безопасности. Рассмотрите возможность преобразования файлов в PDF-файлы, которые легко защитить паролем и гарантировать, что доступ имеют только авторизованные вами пользователи. В отличие от некоторых других векторных форматов, PDF-файлы могут состоять из векторных и растровых элементов, что делает их доступными и удобными для защиты на протяжении всего жизненного цикла.

Наконец, если случится худшее и ваш компьютер подвергнется атаке со стороны какого-либо вредоносного ПО, вы рискуете потерять все и сразу. Необходимо создавать резервные копии на облачной платформе или на внешнем носителе. Каждую версию файла требуется хранить где-то еще, кроме вашего компьютера.

4. Отправка файлов “только для чтения”

Ваши данные подвергаются наибольшему риску при передаче. При передаче данных для доступа может произойти перехват, а затем взлому. В подавляющем большинстве случаев вам необходимо поделиться файлами с коллегами или клиентами в процессе проектирования. И хотя брандмауэры и VPN делают все возможное, чтобы защитить вас, вы никогда не сможете полностью доверять чужим средствам защиты.

Чтобы свести на нет этот риск, убедитесь, что в процессе работы вы предоставляете общий доступ только к файлам, доступным только для чтения. Это исключает возможность несанкционированного изменения данных. «Только для чтения» означает именно это; данные можно открывать и просматривать, но нельзя похитить.

Кроме того, вы можете преобразовать исходные файлы в PDF, как мы упоминали выше. Добавление водяного знака к чему-либо незавершенному – тоже хорошая мера, если он не закрывает содержимое. В качестве альтернативы можно использовать функцию «поделиться экраном в Интернете» в вашем инструменте для совместной работы, чтобы поделиться результатами во время видеоконференции, не отправляя ее.

5. Использование соглашения о неразглашении

Соглашения о неразглашении информации, также известные как соглашения о конфиденциальности, представляют собой юридические контракты, обязывающие подписавшего соблюдать строгую конфиденциальность. Это означает, что обе стороны, участвующие в обмене информацией, должны хранить ее в секрете.

При обмене конфиденциальными данными следует вводить соглашения о неразглашении. Это означает, что при использовании услуги от компании, указанная компания имеет доступ к вашим данным, а также при передаче информации или файлов между работодателями и сотрудниками. Для большинства соглашений о неразглашении требуется подпись, но с некоторыми можно согласиться виртуально по защищенной видеоконференции.

Работая вместе с другими компаниями, вы всегда подвергаетесь риску утечки данных. Поскольку сама природа сотрудничества предполагает общий доступ, все стороны должны быть защищены законом. NDA (соглашение о неразглашении) — это способ защитить данные, а также наказать тех, кто делится ими без разрешения.

Удаленная работа имеет много преимуществ, и даже несмотря на все риски, совершенно не значит, что мы не должны работать до тех пор, как вернемся к своим обычным рабочим местам.

Однако отсутствие на работе также означает, что вы более уязвимы для вредоносных программ и сетевых атак. Пока вы используете VPN, брандмауэр и антивирусное программное обеспечение, всем этим вещам можно противодействовать с помощью шпионского ПО. Или же, как только ваши данные покидают ваш компьютер, вы теряете контроль над безопасностью, доверяя ее обеспечение третьим лицам. И это не всегда идеально.

Файлы САПР имеют большой размер и часто содержат большое количество данных, поэтому они являются целевыми. Их необходимо контролировать на каждом этапе, чтобы ваша интеллектуальная собственность оставалась вашей. Выполнив пять шагов, описанных выше, и применив старый добрый здравый смысл, вы сможете снизить вполне реальные риски.